名刺管理アプリを検討する際、知名度の高い「Eight」は必ずと言っていいほど候補に挙がります。
「個人でも無料で使える」という点は魅力の一つではありますが、その先に法人利用を視野に入れる場合、事前に確認しておきたいポイントも少なくありません。
「無料でどこまで使えるのか」「会社の名刺を登録して問題ないのか」「名刺データは削除できるのか」。
本記事では、Eight名刺アプリを実際に使って検証し、無料版でできること・できないこと、そして法人利用するうえで注意すべき点を整理していきます。
Eightとは？名刺管理アプリとしての位置づけ
Eightは、スマートフォンで名刺を撮影・登録し、連絡先として管理できる名刺管理アプリです。
名刺のデータ化や検索といった基本機能は無料から利用でき、知名度も高いため、名刺管理アプリを検討する際に最初に名前が挙がるサービスの一つと言えるでしょう。
一方で、Eightが目指しているのは単なる「名刺のデータ化」ではありません。
ビジネスSNSとしての特徴
Eightには、名刺を交換したユーザー同士で、お互いの情報が自動的に更新される仕組みが用意されています。
たとえば、Eight利用者同士で名刺交換し、その後に相手が昇進や異動や転職などで名刺情報を更新すると、その内容がEight上で反映されます。
取引先の担当者が昇進した際に通知が届くため、「おめでとうございます」と声をかけるきっかけが生まれるわけです。
この「ビジネスSNS」ともいえる機能は多くの人に求められている一方で
- 名刺はあくまで個人の連絡先データとして管理したい
- 業務上の名刺が自動的につながることに抵抗がある
と感じる人にはデメリットになり得ます。
純粋な名刺管理アプリとしての利用は難しい
Eightでは登録時に自分自身の名刺とメールアドレスの登録を求められます。そのため、「ビジネスSNS」機能を使わずに利用することは難しい設計になっています。
名刺管理アプリとして見たEightは
- 名刺のデータ化・管理
- 人脈や関係性の自動更新
を重視した設計と言えます。
名刺を「一方的に保管するデータ」ではなく、双方向の関係性を前提とした情報として扱う。
この思想が合う人にとっては強力なツールになりますが、法人として利用する場合には、無料トライアルなどを利用しながら運用上の注意点を事前に確認しておくことが重要になります。
ビジネスＳＮＳとしての特性がどうしても受け入れられない場合は、「myBridge」など別の名刺管理アプリを検討する方が現実的かもしれません。
Eight名刺アプリの「無料版」でできること
Eightは、無料でも名刺管理アプリとしての基本機能を利用できます。導入テストを行う前段階として「個人的に試してみる」という使い方が可能です。
無料版でできる主なことは、名刺の登録と管理です。
スマートフォンのカメラで名刺を撮影すると、OCRによって名刺情報がデータ化され、連絡先として保存されます。登録した名刺は一覧で管理でき、会社名や氏名などで検索することもできます。
データ化される項目は基本的な項目（会社名 / 氏名 / 電話番号 / メールアドレスなど）に限定されますが、テスト段階と考えれば問題ないでしょう。
文字の認識精度や登録情報の見やすさなどは、この段階で確認できます。社内で協力者を見つければ、「ビジネスSNS」としての機能がどのようなものかも確認できるでしょう。
一方で、無料版では業務での本格運用を前提とした管理機能や名刺情報の共有機能は備わっていません。
「myBridge」のようなcsvによるデータのエクスポート機能も無料版では使えないため、名刺データを組織としてどのように管理するか、利用ルールをどう定めるかといった点は、無料版を使うだけでは判断しきれない部分もあります。
Eight名刺アプリの「有料プラン」でできること
では、Eightの有料プランでは何ができるようになるのでしょうか。
有料プランには、個人向けの延長である「Eightプレミアム」と、企業利用を前提とした「Eight Team」の2つが用意されています。
どちらも無料版では不足する点を補う位置づけですが、想定している利用シーンは大きく異なります。
Eightプレミアム｜個人利用を業務寄りに拡張するプラン
Eightプレミアムは、無料版を使っていて「もう少し業務で使いやすくしたい」と感じた個人向けのプランです。
有料版にすることで、登録項目の増加など名刺データの扱い方に自由度が生まれます。特に、名刺データをCSVでダウンロードできる点は大きな違いです。
この機能を使えば、
- 名刺情報を表計算ソフトで管理する
- 自分なりの顧客リストとして整理する
といった、運用が可能になります。
とはいえ、名刺データのCSVダウンロードは「myBridge」であれば無料プランでも可能です。
「ビジネスSNSとしての機能を求めつつ、データのダウンロードなどの用途も必要」という個人であれば検討対象になるでしょうが、企業として導入を検討するプランとは言えないでしょう。
Eight Team｜企業導入を前提とした名刺管理
企業での利用を前提にする場合、検討対象になるのはEight Team です。
Eight Teamは、名刺を「個人が持つデータ」ではなく、組織として管理・共有する情報として扱うことを目的としています。
チーム単位で名刺を共有し、異動や退職があっても名刺情報を引き継げるなど、企業利用に必要な管理性・継続性が意識された設計になっています。
一方で、Eight Teamでも、Eight特有の「つながり」やビジネスSNS的な性質は前提として残ります。
そのため、
- 名刺を人脈情報として活用したい企業
- 営業活動や対外関係の可視化を重視する組織
には向いていますが、
- 名刺は連絡先データとして静かに管理したい
- つながり機能を極力排したい
という企業文化の場合は、慎重な検討が必要です。
基本的な機能はデモ画面で確認できる
実際に利用する際にどのような情報が共有され、使うことができるかについては、公式サイトで「デモ画面」が用意されています。
登録不要で操作できるので、まずはこちらを確認し、雰囲気を確認するのがよいでしょう。
Eight名刺アプリを検討する場合の手順と注意点
ここまでの章で、Eight名刺アプリの特性について説明してきました。
ここからは、企業の情シス目線で、導入検討する場合の手順や注意点などについて整理していきましょう。
無料版を個人的に試し、Eight Teamの導入テストを設計する
Eight名刺アプリを企業で導入する場合、実運用では「Eight Team」の利用が前提になるケースがほとんどでしょう。
導入検討にあたっては、まず担当者がEight名刺アプリの無料版を個人利用として試し、導入テストで検証する内容を決めていくのが近道です。
Eight名刺アプリの無料版は、データのダウンロードや社内共有こそできませんが、名刺のスキャンから登録、管理までの基本的な機能は使うことができます。
ビジネスSNSともいえる特有の「つながり機能」も利用できるため、実際に社内に導入した際にどのようなことが起きるかを想像できると思います。
Eight Teamは異動転職者が出た場合でも集めた名刺情報を引き継ぐなどの管理性・継続性がありますし、ビジネスSNSとしての特性もきちんと設計して活用すれば、強力な営業ツールになり得ます。
一方で、初期のルール設計を誤ると混乱を招きやすいのも事実です。
Eight Teamの導入テストに入る前に無料版を個人で試し、最低限の機能は把握しておくほうがよいでしょう。
Eight無料版の利用拡大には注意が必要
Eight名刺アプリを企業が導入する場合、導入を検討する担当者が無料版を試すのは有用ですが、無料版の利用者を増加させるのはあまりお勧めできる使い方ではありません。
Eight名刺アプリは、名刺管理ツールであると同時にビジネスSNSとしての性格を持っています。
一度使い始めて取引先などとつながると、その関係性がEight上に蓄積され、やめにくい状態が生まれます。
検討の結果、会社が別のアプリの導入を決めた場合、その人は２つのアプリを使い続ける羽目になってしまいます。
また、無料版を試した結果、導入を見送る判断をした場合でも、そのアカウントをどう扱うかという問題が残ります。
アカウントを放置したままにすると、本人が昇進や退職などして職場を離れても、名刺交換した相手のEight上には職場を離れる前の古い情報が残り続けることになります。
万一、情報管理や連絡先の扱いを巡るトラブルが発生した場合、情シスが導入を主導していた場合は責任を問われる余地が残ります。
無料版の導入はあくまで「有料版を使う価値があるのか」を図るテストにとどめる方が無難です。
Eightの検討は“試し方”を間違えないことが大事
Eight名刺アプリは、無料版から試せる手軽さがある一方で、ビジネスSNSとしての特性を持つため、利用の広げ方を誤ると管理上のリスクが生じやすいサービスです。
企業での導入を検討する場合は、有料の「Eight Team」を前提とした導入テストを設計することが重要でしょう。
そのためには、まず担当者が個人利用として無料版を試し、挙動や特性を理解するのが効果的です。ただし、無料版の利用はあくまで検証目的にとどめ、社内に無秩序に広げないことが重要です。
逆に、今の段階で「有料ツールが必要かどうかわからない」という場合は、名刺情報を何に使うのかを整理するところからスタートした方が結果的にはスムーズに検討を進められるかもしれません。
まとめ｜Eightは「名刺管理ツール」ではなく、ビジネスSNSとして判断すべき
Eight名刺アプリは、名刺をデジタル化して管理するツールであると同時に、人と人とのつながりを広げ、可視化することを目的としたビジネスSNSです。
そのため、Eightを導入すべきかどうかは、単に「名刺を管理できるか」「機能が多いか」といった観点ではなく、その思想や挙動を、組織として許容できるかという視点で判断する必要があります。
人と人とのつながりを可視化・強化できるビジネスSNSとしての特性を生かすことができるならば、企業活動にとって大きなプラスになりえます。
一方で、予期しない「つながり」がリスクを生むこともあり得ます。企業として導入するならば、「無料プラン」では限界があり、「有料プラン」を前提に考える必要があるでしょう。
Eightが向いている企業
- 営業・採用など、人脈形成が成果に直結する部門を持つ企業
- 名刺を「個人の連絡先」ではなく、組織の人脈資産として活用したい企業
- 異動・退職を前提に、名刺情報の継続的な管理と引き継ぎを重視する企業
- 情シスや管理部門が主導し、Eight Teamの運用ルールを設計・統制できる企業
こうした企業にとって、Eightは名刺管理を超えた営業支援・関係構築ツールとして機能する可能性があります。
Eightが向いていない企業
- 名刺情報を厳密に管理し、取得経路や責任範囲を明確にしたい企業
- 名刺管理にビジネスSNS的な要素を求めていない企業
- 無料版の利用が社内に広がることを統制しきれない組織体制
- 「誰が・いつ・どの名刺を登録したか」を明確に把握したい企業
このような企業では、Eightの特性が管理負荷やリスクとして先に立つ可能性があります。
自社に合うかを確認するツールとしての「無料プラン」
Eightは、「便利だから使う」タイプのツールではありません。
ビジネスSNSとしての特性を理解し、
- どこまで許容するのか
- どこからを組織として管理するのか
をあらかじめ定めたうえで導入できる企業にとって、はじめて価値を発揮するサービスです。
重要なのは「自分の会社がリスクを管理しつつ、この強みを発揮できる企業なのか否か」を見極めること。
「無料プラン」は、その判断を行うための第一歩として試す価値のある選択肢といえるでしょう。
